案卷号是什么意思
案卷号是指 档案的一个编号 。它用于标识和追踪档案的整理、分类和存储。在不同的档案管理和整理系统中,案卷号的具体构成和用途可能有所不同。以下是案卷号的一些详细解释:
1. 案卷号的构成 :
全宗号 :这是档案馆指定给立档单位的代码,用于标识门类,一般用代字(拉丁字母或汉字)标识门类,用数字标识门类中的全宗顺序。
案卷目录号 :这是全宗内案卷所属目录的代码,一般用3、4位数字标识,可按不同时间断代、专题、机构、保管期限、档案种类、载体来设置。
案卷号 :这是案卷目录内每一案卷的顺序号,用数字标识。
件号或页号 :这是案卷内每份文件的顺序号或其首页的编号。
2. 案卷号的作用 :
便于管理和检索 :通过案卷号,可以快速找到特定的档案或文件,提高档案管理的效率。
保持档案的完整性 :案卷号有助于确保档案的连续性和完整性,便于档案的利用和传承。
有利于档案的保管和利用 :科学的编制案卷号,有利于档案的管理和利用,满足档案服务的需求。
3. 案卷号的使用 :
归档时编制 :在档案归档时,需要按照规定的顺序和规则编制案卷号,确保每个案卷都有唯一的标识。
档案移交 :当一个单位向档案馆移交档案时,档案馆会根据相关规则给予移交单位唯一的一个全宗号,此后该单位的所有档案都使用这一全宗号进行标识。
需要注意的是,随着计算机技术和档案管理方法的发展,一些单位已经取消了传统的“案卷”概念,转而采用以“件”为单位的归档方法,不再进行立卷和编制案卷号。这种新方法更顺应文件形成时的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。
综上所述,案卷号是档案管理和整理中的一个重要概念,用于标识和追踪档案的存储和利用。不同的档案管理系统可能会有不同的案卷号构成和使用规则,但总体上都旨在提高档案管理的效率和便利性。
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